Qu'est-ce que le document control?

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Cet article est la version française de celui-ci. Cliquer sur le lien si vous souhaitez le lire en anglais.


Commençons avec les bases. Qu'est ce que le document control?

De façon très simple, on pourrait le définir comme organiser les documents, les données et l'information de façon cohérente, standardisée et contrôlée.

On pourrait aussi dire que le document control est l'ensemble des mesures prises pour réguler la préparation, la revue, l'approbation, l'émission, la distribution, l'accès, le stockage, la sécurité, la transformation, la modification, l'annulation ou la destruction des documents... donc à peu près tout ce qui concerne les documents!

Le document control est aussi l'une des exigences du standard ISO 9001 ("Systèmes de management de la qualité -Exigences"). Ce standard précise notamment que:

« Une procédure documentée doit être établie pour :
a) approuver les documents quant à leur adéquation avant diffusion;
b) revoir, mettre à jour si nécessaire et approuver de nouveau les documents;
c) assurer que les modifications et le statut de la version en vigueur des documents sont identifiés;
d) assurer la disponibilité sur les lieux d’utilisation des versions pertinentes des documents applicables;
e) assurer que les documents restent lisibles et facilement identifiables;
f) assurer que les documents d'origine exterieure sont identifiés et que leur diffusion est maîtrisée;
g) empêcher toute utilisation  non intentionnelle de documents périmés, et de les identifier de manière adéquate s’ils sont conservés dans un but quelquonque. »
Source: Extrait du standard ISO 9001:2000. La dernière version complète de ce standard peut être commandée ici: iso.org

Le document control est un élément-clé pour toute entreprise. Il assure efficacité, performance, fiabilité, traçabilité, qualité et sécurité.


Un article de Consepsys Information Management.

What is document control?

Let's start with the basics: what is actually document control?

In a very simple way, we could define it as organising documents, data and information in a consistent, standardised and controlled manner.

We can also say that document control is the set of measures taken to regulate the preparation, review, approval, release, distribution, access, storage, security, alteration, change, withdrawal or disposal of documents... so, pretty much everything about documents!

Document control is also a requirement from the ISO 9001 standard (Quality Management Systems - Requirements). This standard states notably that:

"A documented procedure shall be established to define the controls needed:
a) to approve documents for adequacy prior to issue,
b) to review and update as necessary and re-approve documents,
c) to ensure that changes and the current revision status of documents are identified,
d) to ensure that relevant versions of applicable documents are available at points of use,
e) to ensure that documents remain legible and readily identifiable,
f) to ensure that documents of external origin are identified and their distribution controlled, and
g) to prevent the unintended use of obsolete documents, and to apply suitable identification to them if they are retained for any purpose."

Source: Extract from ISO 9001:2000 standard. The complete latest version of this standard can be purchased here: iso.org

 Document control is key to any business. It is a crucial element to ensure efficiency, performance, reliability, traceability, quality and safety.


 An article from Consepsys Information Management

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