Qu'est-ce que le document control?

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Commençons avec les bases. Qu'est ce que le document control?

De façon très simple, on pourrait le définir comme organiser les documents, les données et l'information de façon cohérente, standardisée et contrôlée.

On pourrait aussi dire que le document control est l'ensemble des mesures prises pour réguler la préparation, la revue, l'approbation, l'émission, la distribution, l'accès, le stockage, la sécurité, la transformation, la modification, l'annulation ou la destruction des documents... donc à peu près tout ce qui concerne les documents!

Le document control est aussi l'une des exigences du standard ISO 9001 ("Systèmes de management de la qualité -Exigences"). Ce standard précise notamment que:

« Une procédure documentée doit être établie pour :
a) approuver les documents quant à leur adéquation avant diffusion;
b) revoir, mettre à jour si nécessaire et approuver de nouveau les documents;
c) assurer que les modifications et le statut de la version en vigueur des documents sont identifiés;
d) assurer la disponibilité sur les lieux d’utilisation des versions pertinentes des documents applicables;
e) assurer que les documents restent lisibles et facilement identifiables;
f) assurer que les documents d'origine exterieure sont identifiés et que leur diffusion est maîtrisée;
g) empêcher toute utilisation  non intentionnelle de documents périmés, et de les identifier de manière adéquate s’ils sont conservés dans un but quelquonque. »
Source: Extrait du standard ISO 9001:2000. La dernière version complète de ce standard peut être commandée ici: iso.org

Le document control est un élément-clé pour toute entreprise. Il assure efficacité, performance, fiabilité, traçabilité, qualité et sécurité.


Un article de Consepsys Information Management.