Pourquoi implémenter le document control / la gestion documentaire?

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Cette question peut sembler curieuse à ceux qui savent ce qu'une gestion documentaire efficace peut faire.

Mais ces questions reviennent plus souvent qu'on pourrait le penser: "A quoi sert le document control / la gestion documentaire? Pourquoi l'implémenter? Mes employés / mes ingénieurs ne peuvent-ils pas faire leur propre classement?"

Avant tout, le document control est bien plus que du simple classement de documents. Et c'est là qu'est sa valeur ajoutée: implémenter le document control / la gestion documentaire permet de soutenir toutes les activités d'une société, et ajoute de la valeur dans les domaines suivants:

•     Récupération de documents:
C'est peut-être le premier avantage qui vient immédiatement à l'esprit. Beaucoup de sociétés, travaillant sans gestion documentaire professionnalisée ont du mal à retrouver leurs documents. Imaginez si chaque employé passe 15 minutes par jour à chercher un document ou une information (et en disant 15 minutes, je suis plutôt optimiste... essayez de calculer combien de temps vous-même passez à chercher un document ou une information... vous allez être surpris!). Maintenant multipliez ces 15 minutes par le nombre d'employés, le nombre de jours travaillés par an et le tarif horaire moyen de vos employés... La somme est vite colossale. C'est le coût de ne pas implémenter le document control!

Le document control / la gestion documentaire vont vous aider à retrouver la bonne information dans un laps de temps raisonnable. En d'autres termes: plus de temps perdu à chercher un document ou une information.

•     Contrôle:
Parce que dans "document control", il y a le mot... "control" (en français: contrôle). Obtenir le contrôle de ses document (inclus les modifications, mises à jour, annulation de documents, etc.) signifie que vous serez toujours certains que l'information en votre possession est la plus à jour. Avec le document control / la gestion documentaire, vous serez certains que toutes les versions d'un document sont stockées, mais que le document que vous possédez est le plus récent.

•    Sécurité de l'information:
Le document control joue également un rôle important dans le domaine de la sécurité de l'information. En définissant les règles pour accéder aux documents (qui peut accéder à un document, qui peut le lire, qui peut le modifier, etc) et en implémentant ces règles soit sur le réseau d'entreprise, soit dans un logiciel de gestion documentaire et/ou de document control. Ainsi, le document control évitera les changements non-controllés ou non-autorisée sur des documents, ainsi que l'accès non-autorisé à des documents.
Par ailleurs, en définissant les règles d'accès aux documents, vous vous assurerez que toute personne ayant besoin d'avoir accès à un document, y a effectivement accès.

•    Traçabilité:
Qui a envoyé ce document à qui, quand, et avec quel contenu technique ou commercial? Il ne s'agit pas de "Big Brother vous observe, il s'agit simplement d'assurer la traçabilité. En quoi avez-vous besoin de traçabilité? Parce que cela assure que vous ne perdrez jamais la traçe de ce qui est arrivé à vos documents / sur votre projet / dans votre département. Le flot d'information et les interactions quotidiennes sont si nombreuses que vous ne pouvez pas vous souvenir de tout ce qui s'est passé.  Le document control et la traçabilité sont là pour vous aider à garder la mémoire.

•    Protection des intérêts de votre société: 
En cas d'incident sur une installation par exemple, il est crucial et critique d'être capable de retrouver la documentation à jour applicable à cette installation... de de la retrouver rapidement. Sans un document control efficace implémenté dans votre société, vous aurez beaucoup de difficultés à le faire.

•     Auditabilité:
Sans professionnel du document control, vous ne serez peut être pas capable de fournir en temps voulus les informations nécessaires aux auditeurs (internes ou externes).

•     Cohérence:
Au sein de la même société (ou au sein du même projet, du même département, etc.) le document control ou la gestion documentaire implique de travailler avec les mêmes standards, normaliser la documentation, se conformer aux règles de l'industrie ou de la législation du pays.

•     État du projet:
Avoir un professionnel du document control au quotidien vous permettra de connaître, à tout moment, le statut et l'état des livrables de votre projet.

En conclusion, implémenter le document control et investir dans des professionnels du document control expérimentés est le moyen de protéger les intérêts de votre société, tout en assurant l'accessibilité, le contrôle et la sécurité de vos documents et de votre information.

Economisez le temps et l'énergie de vos employés. Protégez vos intérêts. Faites confiance à des professionnels.


  Un article proposé par Consepsys Information Management